Kutlamayı kendi bahçenizde, köyde ya da iş yerinizde yapmaya karar verdiyseniz, malzeme listesini duyduğunuz tavsiyelere göre değil, kişi sayısı üzerinden çıkarmak en sağlıklısı. Aşağıdaki hesaplar mekân dışı kurulumlarımızda kullandığımız pratik oranlar.
Masa ve sandalye
Yuvarlak masa başına 8 kişi hesaplıyoruz. 100 kişilik bir davet için 13 masa ve 100 sandalye yeterli oluyor; buna ikram ve pasta masası için 2 dikdörtgen masa ekleniyor. Uzun masa düzeni tercih edilirse metre başına 2 kişi hesabı geçerli: 100 kişi için toplam 50 metre masa uzunluğu gerekiyor.
Sandalye sayısını davetli sayısının yüzde beş fazlası tutmakta fayda var. Örtü ve giydirme kiralamaya dahil; renk seçimi konsepte göre yapılıyor.
Sahne ve platform
Nikâh, kına ya da sünnet töreni yapılacaksa 3x2 metrelik bir platform çoğu kutlama için yeterli. Orkestra veya canlı müzik varsa sahne alanını 4x3 metreye çıkarmak gerekiyor; davul, klavye ve iki müzisyen bu ölçüde rahat çalışıyor. Sahne yüksekliğini 40 santimetrede tutuyoruz; daha yükseği açık alanda rüzgârla birlikte güvenlik sorunu yaratıyor.
Ses ve ışık
Açık alanda ses, kapalı alandaki gibi yansımadığı için hoparlör sayısı artıyor. 100 kişiye kadar iki hoparlör ve bir mikrofon yeterli; 200 kişiden sonra alanın iki ucuna ayrı hoparlör grubu kuruyoruz. Nikâh yapılacaksa telsiz mikrofon şart.
Işık tarafında iki katman öneriyoruz: alan aydınlatması ve dekoratif aydınlatma. Alan aydınlatması yemek ve geçiş güvenliği için, dekoratif aydınlatma ise atmosfer için. Ağaçlara ve masa üstüne çekilen sarı ışık dizileri, açık alanda tek başına ciddi fark yaratıyor. Jeneratör ihtiyacı bahçedeki mevcut elektrik hattına göre keşifte belirleniyor.
Çadır ve tente
Yaz organizasyonlarında bile tente öneriyoruz. Sebebi yalnızca yağmur değil; öğleden sonra başlayan davetlerde güneş, misafirleri gölgeye topluyor ve masa düzeni bozuluyor. Yemek alanının tamamını kapatmak gerekmiyor, servis ve oturma bölümünü gölgelemek yeterli oluyor.
Servis ekipmanı
- Kişi başı 2 tabak, 2 bardak ve 1 takım çatal-bıçak hesaplayın (yedek dahil).
- Sıcak yemek servisi varsa benmari ve sunum standı gerekiyor.
- İçecek soğutması için buz küveti ve ayrı bir servis masası planlayın.
- Çöp toplama noktalarını misafir görüş açısının dışına konumlandırın.
Kurulum ve toplama
Mekân dışı organizasyonlarda ekip malzemeyle birlikte adrese geliyor, kurulumu yapıyor ve organizasyon bitiminde topluyor. Kurulum süresi 100 kişilik bir davet için ortalama üç saat; sahne ve ışık varsa dört buçuk saate çıkıyor. Bu yüzden davet saatinden en az yarım gün önce alana giriyoruz.
Keşif için adresi ve tarihi söylemeniz yeterli. Zemin durumu, elektrik hattı, araç giriş yolu ve gölge ihtiyacını yerinde görüp kurulum planını biz çıkarıyoruz.
Zemin ve hava koşulları
Açık alanda en çok gözden kaçan konu zemin. Çim veya toprak zeminde sandalye ayakları batıyor, topuklu ayakkabıyla yürümek zorlaşıyor. Masaların bulunduğu bölüme platform ya da sert zemin kaplaması önermemizin sebebi bu. Eğimli bahçelerde ise masaların dengesi için ayak takozu kullanıyoruz. Rüzgâr alan alanlarda tente ağırlıklandırması ve mum yerine fanuslu aydınlatma tercih ediliyor.
Keşifte belirlediğimiz beş şey
- Araç giriş yolu ve malzeme indirme noktası
- Elektrik hattının kapasitesi ve jeneratör ihtiyacı
- Su bağlantısı ve servis hazırlık alanı
- Zemin durumu, eğim ve gölge ihtiyacı
- Misafir otoparkı ile alan arasındaki mesafe
Bu beş başlık netleştiğinde kurulum planı ve malzeme listesi tek seferde çıkıyor, organizasyon günü sürpriz yaşanmıyor.
Ne kadar önceden planlamalı?
Mekân dışı organizasyonlarda keşif için en az iki hafta önce haber verilmesi yeterli oluyor; ancak yaz sezonunda hafta sonu tarihleri erken doluyor. Malzeme listesi keşiften sonra bir gün içinde çıkarılıyor ve onayınıza sunuluyor. Onay verildiğinde tarih bloke ediliyor. Kurulum günü ekibimiz alana girdikten sonra sizin ek bir iş yapmanız gerekmiyor; organizasyon bitiminde toplama ve alan temizliği de bize ait.
